Algemene Voorwaarden en Privacy

Algemene Voorwaarden en Privacy

Artikel 1. Definities
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle activiteiten van Praktijk Vrij of op alle daarmee verband houdende handelingen, zowel van voorbereidende als uitvoerende aard. In deze algemene voorwaarden wordt naar Praktijk Vrij verwezen als de “opdrachtnemer”.

Met “de opdrachtgever” wordt iedere natuurlijke of rechtspersoon bedoeld waarmee Praktijk Vrij een overeenkomst sluit tot het verzorgen van coaching, therapie of training.

Met “de cliënt” wordt bedoeld de persoon die de coaching/therapie ervaart. De cliënt en de opdrachtgever kunnen dezelfde persoon zijn, maar dit is niet noodzakelijk.

Opdrachtnemer behoudt zich het recht de ‘Algemene Voorwaarden’ op ieder moment te wijzigen. De wijzigingen hebben geen invloed op lopende overeenkomsten.

Artikel 2. Overeenkomst
Voorafgaand aan het coachtraject, de therapiesessie(s) of de training wordt een intakeformulier of overeenkomst getekend door de opdrachtgever of wordt er via het online boekingssysteem een afspraak gepland. Hiermee wordt akkoord gegeven voor de start van de coaching, therapie of training en gaat men akkoord met deze algemene voorwaarden.

Wanneer de cliënt minderjarig is, dient de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s) die het ouderlijk gezag uitoefen(t)(en) toestemming te geven voor de coaching of therapie. Door het boeken van een afspraak verklaart de ouder die de afspraak boekt dat, indien er sprake is van gezamenlijk ouderlijk gezag, de andere gezagdragende ouder eveneens instemt met de begeleiding van de minderjarige. De ouder die de afspraak boekt, is verantwoordelijk voor het verkrijgen van deze toestemming en verklaart dat er geen bezwaar bestaat bij de andere gezagdragende ouder. Indien blijkt dat één van de gezagdragende ouders niet instemt met de begeleiding, kan de begeleiding niet worden gestart of worden voortgezet totdat hierover duidelijkheid bestaat. De minderjarige cliënt wordt, voor zover passend bij diens leeftijd en ontwikkeling, eveneens bij de begeleiding en besluitvorming betrokken.

Artikel 3. Tarieven en betaling
Tijdens de coaching of therapie probeert Praktijk Vrij samen met de cliënt een zo goed mogelijk resultaat te behalen. Mochten resultaten onverhoopt tegenvallen, dan kan Praktijk Vrij hier niet voor aansprakelijk worden gesteld.

Na afloop van elke losse afspraak voor coaching of therapie is de particuliere opdrachtgever het op de website gecommuniceerde tarief verschuldigd aan Praktijk Vrij. Het verschuldigde bedrag kan direct cash of via een betaalverzoek worden betaald. In geval van een traject dient bij aanvang van het traject het volledige traject voldaan te worden door de opdrachtgever, tenzij anders overeengekomen. In geval van een training zal de afgesproken vergoeding direct na afloop van de training gefactureerd worden. Indien de training meerdere dagen betreft, dan zal met de opdrachtgever afgesproken worden wanneer de betreffende trainingsdagen worden gefactureerd.
Betaling van facturen door een zakelijke opdrachtgever dient (tenzij schriftelijk anders overeengekomen) te gebeuren binnen de 30 dagen na factuurdatum. Indien de opdrachtgever/cliënt de verschuldigde bedragen niet uiterlijk op de vervaldag heeft betaald, zal hij automatisch in gebreke zijn, zonder dat verder ingebrekestelling vereist is. In geval van betalingsverzuim door de opdrachtgever mag de opdrachtnemer de werkzaamheden staken of opschorten, zonder dat de opdrachtgever de opdrachtnemer hiervoor schadeplichtig kan stellen.

Bij niet betaling binnen de gestelde termijn is er, van rechtswege en zonder aanmaning of ingebrekestelling, een verwijlintrest van 10 % verschuldigd en dit vanaf de eenendertigste dag na de factuurdatum. Ingeval van liquidatie, faillissement of elke vorm van insolventie en of staking van betaling van de opdrachtgever zullen de vorderingen van opdrachtnemer en de verplichtingen van de opdrachtgever jegens opdrachtnemer onmiddellijk opeisbaar zijn.

Artikel 4. Annuleren afspraken
Afspraken voor coaching of therapie kunnen tot 24 uur van tevoren kosteloos geannuleerd worden. Bij annuleren minder dan 24 uur van te voren of bij niet komen opdagen worden de volledige kosten in rekening gebracht. Bij overmacht kan Praktijk Vrij, naar eigen beoordeling, afwijken van deze annuleringsvoorwaarden.

Indien Praktijk Vrij een afspraak annuleert, wordt deze kosteloos verplaatst of wordt een eventueel reeds betaald bedrag terugbetaald.
Trainingen kunnen tot 1 maand voor aanvang van de eerste trainingsdag kosteloos geannuleerd worden. Bij annulering tussen 1 maand en 14 dagen voor de training, wordt 50% van de overeengekomen vergoeding in rekening gebracht. Bij annuleren minder dan 14 dagen voor aanvang van de eerste trainingsdag zal de volledige afgesproken vergoeding voor de training in rekening worden gebracht.

Artikel 5. Medische begeleiding
Coaching/therapie gebeurt aanvullend op medische hulpverlening. De reguliere geneeskunde wordt hier als basis van de gezondheidszorg beschouwd. Coaching/therapie is geen vervanging van medische of psychologische hulpverlening van welke aard ook. Een coach stelt geen medische diagnose en vervangt geen medische behandeling. Indien de cliënt in behandeling is bij een arts, dient deze dit zelf vooraf te melden aan de coach/therapeut.

Mijn diensten en producten zijn niet bedoeld als vervanging voor medische interventies of geneesmiddelen. Bij medische en/of psychische klachten wordt geadviseerd altijd eerst een huisarts of specialist te raadplegen. Indien de cliënt wil stoppen met medicijnen, therapie of interventie van een andere discipline dien dit altijd eerst besproken en beslist te worden met de beoefenaar van deze andere discipline.

Wanneer ik meen dat de cliënt beter door een andere behandelaar geholpen kan worden, verwijs ik hem/haar door. Eventueel kan een behandeling/therapie in overleg met de andere behandelaar, plaatsvinden naast een andere behandeling.
De cliënt blijft te allen tijde persoonlijk verantwoordelijk voor de eigen gezondheid en voor wat hij/zij met de gegeven adviezen en diensten doet. Ik geef op geen enkele wijze een geneeskundige garantie af, noch ben ik op enige wijze aansprakelijk voor medische complicaties, die zich ten tijde dan wel na uitvoering van mijn coaching/therapie voordoen, tenzij sprake is van opzet of een grove fout door Praktijk Vrij.

Artikel 6. Resultaten
Bij de uitvoering van de behandeling is sprake van een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting. Hoewel coaching/therapie goede resultaten kunnen opleveren kunnen resultaten niet worden gegarandeerd.

Artikel 7. Beëindiging coaching of therapie
De opdrachtgever of cliënt kan de coaching, therapie of training op elk moment zonder opgaaf van reden beëindigen.
Bij voortijdige beëindiging van een traject worden reeds gestarte of geleverde sessies en gemaakte kosten in rekening gebracht. Voor nog niet geleverde onderdelen wordt, indien van toepassing, het resterende bedrag terugbetaald, tenzij vooraf schriftelijk anders is overeengekomen.

Opdrachtnemer heeft het recht om zonder opgave van reden de coaching/therapie te annuleren of deelname van een opdrachtgever te weigeren dan wel de door de opdrachtgever aangewezen cliënt te weigeren, in welke gevallen de opdrachtgever recht heeft op terugbetaling van het volledige door deze aan opdrachtgever betaalde bedrag.

Als één van beide partijen wezenlijk tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen en na hier uitdrukkelijk en schriftelijk door de andere partij op gewezen te zijn, deze verplichting niet binnen een redelijke termijn alsnog nakomt, is de andere partij bevoegd de overeenkomst te beëindigen zonder dat de beëindigende partij de tekortkomende partij enige vergoeding verschuldigd is. De tot de beëindiging wel geleverde prestaties worden op de overeengekomen wijze betaald.

Artikel 8. Klachten
Wanneer de cliënt of de opdrachtgever teleurgesteld is in de coaching, therapie of training, mag de cliënt of opdrachtgever dit altijd aangeven bij de opdrachtnemer. We zullen samen naar een passende oplossing zoeken.
Praktijk Vrij is aangesloten bij Naturo voor energetisch werk (NEI, Live the Connection, Reiki en verbonden ademhaling) en voor coaching op het gebied van leefstijl (voeding, stress, slaap, beweging en ademhaling).
Voor zakelijke trajecten op het gebied van stress- en burn-outcoaching is Praktijk Vrij aangesloten bij de Vereniging voor Erkende Stress- en Burn-out Coaches (VESB).

Beide beroepsverenigingen beschikken over een klachtencommissie die kan worden benaderd indien nodig.
Een klacht indienen bij Naturo kan via deze link: www.naturo.be/nl/node/434
Een klacht indienen bij de VESB kan via deze link: https://www.vesb.eu/ik-heb-een-klacht/

Artikel 9. Aansprakelijkheid
Opdrachtnemer aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid, hoe dan ook, voor schade ontstaan door of in verband met door haar verrichte diensten, tenzij de opdrachtgever aantoont dat de schade is veroorzaakt door opzet of grove schuld van opdrachtnemer. De aansprakelijkheid van opdrachtnemer is beperkt tot de factuurwaarde van de opdracht, althans dat gedeelte van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft en is in ieder geval beperkt tot de bedragen waarvoor de opdrachtnemer verzekerd is.
Op iedere overeenkomst tussen opdrachtnemer en opdrachtgever is de Belgische wetgeving van toepassing.

Middels het ondertekenen van de overeenkomst of het maken van een afspraak via het online afsprakensysteem gaat u akkoord met deze algemene voorwaarden.

Artikel 10. Persoonsgegevens
Praktijk Vrij gaat zorgvuldig om met privacy en persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en voor de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden.

Praktijk Vrij verstrekt persoonsgegevens niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening, om aan een wettelijke verplichting te voldoen, of wanneer hiervoor een andere geldige rechtsgrond bestaat.
Persoonsgegevens worden verwerkt door:
Praktijk Vrij
Antwerpsebaan 380-1
2040 Zandvliet
België
Ondernemingsnummer: 1004.088.768
BTW-nummer: BE1004.088.768

Praktijk Vrij verkrijgt persoonsgegevens van de opdrachtgever en/of de cliënt, bijvoorbeeld de gegevens die worden verstrekt via de website, e-mail, telefoon en WhatsApp. Daarnaast kan Praktijk Vrij informatie verkrijgen via derden in het kader van haar dienstverlening.

Praktijk Vrij kan de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:
o Naam
o Adres
o Woonplaats
o E-mail adres
o Telefoonnummer
o Geslacht
o Geboortedatum
o Verslagen en relevante cliëntgegevens
o Aantekeningen die nodig zijn voor de dienstverlening

Praktijk Vrij verwerkt deze persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
o Contact over (planning van) afspraken
o Het bieden van een optimale dienstverlening
o Verslaglegging
o Facturatie
o Innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen
o Nakomen van wettelijke verplichtingen
Indien er behoefte is om andere persoonsgegevens te verwerken of met een ander doel, dan zal Praktijk Vrij hier uitdrukkelijk toestemming voor vragen.

Praktijk Vrij zal persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn genoemd. Gegevens die nodig zijn voor de boekhouding en fiscale verplichtingen, zoals factuurgegevens en betalingsgegevens, worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn van 10 jaar. Andere persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Praktijk Vrij neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en ander onrechtmatig gebruik. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot personen die daartoe bevoegd zijn.
Op de website kunnen cookies worden gebruikt om de online dienstverlening te verbeteren. Afhankelijk van het type cookie kunnen hierbij gegevens zoals het IP-adres en informatie over het gebruikte apparaat worden verwerkt. De cliënt heeft het recht om Praktijk Vrij te vragen om inzage in persoonsgegevens en kan daarnaast, binnen de wettelijke voorwaarden, verzoeken om persoonsgegevens te laten verbeteren, verwijderen of de verwerking ervan te beperken. De cliënt heeft in bepaalde gevallen ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens en het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Praktijk Vrij reageert op een verzoek met betrekking tot privacyrechten in beginsel binnen één maand. In uitzonderlijke gevallen kan deze termijn worden verlengd overeenkomstig de wettelijke bepalingen. Indien de cliënt van mening is dat persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, kan een klacht worden ingediend bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Deze algemene voorwaarden zijn voor het laatst gewijzigd op 1 september 2026.